Arbejder for bestyrelser

10 vigtige punkter ved valg af ny administrator

10 vigtige punkter ved valg af ny administrator

By on 31 aug, 2015 | 0 comments

Når I vælger administrator til din forening, vælger I samtidig en vigtig samarbejdspartner for de næste mange år. En administrator har fingrene langt ned i motorrummet på de fleste foreninger, derfor er det vigtigt at bruge den nødvendige tid på at finde det rigtige match. Denne mini-guide i tre faser giver de seks vigtigste punkter, der skal gennemgås for at gøre valget mere sikkert.

Fase 1 – Indsamling af viden, og opbygning af foreningens forhandlingsstyrke

1. Bestyrelsen skal beslutte hvilken rolle administrator skal have fremover. Dette punkt springes ofte over, fordi bestyrelser er ivrige efter at finde ud af hvilke muligheder der er i markedet. Det er en stor fejl, der er nemlig stor forskel på at vælge et “administrator-supermarked” i forhold til en administrator der udelukkende er administrator. Det kan blive dyrt at købe specialister ind i administrationspakken – Uanset om det er byggesagkyndige, advokater, finansielle rådgivere, eller noget helt andet.

2. Beregn foreningens markedsværdi. På en typisk forening tjener administrator fra mindst tre kilder: Foreningens betaling til administration og ekstra ydelser. Medlemmernes direkte betaling (overdragelsesdokumenter, rykkergebyrer m.v.). Medlemmernes indirekte betalinger (Oplysninger til ejendomsmæglere m.v.) Beløbene der indbetales af andre end foreningen, er af betydelig størrelse, og kendskab til disse tal giver foreningen langt mere forhandlingsstyrke

3. Undersøg prisniveauet. Find foreninger der er nogenlunde jeres størrelse, tag deres seneste regnskaber, og se hvad de betaler pr. enhed. Det kan lyde lidt bøvlet, men det kan spare jer for adskillige tusind kroner hvert eneste år. I kan ikke regne med at få en fair pris ved at indhente tilbud. Administratorer eller andre leverandører, kan se hvad I betalte i seneste regnskab, og det sætter den normale konkurrence ud af kraft.

Fase 2 – Udvælgelse af kandidater og endeligt beslutning

4. Udvælg kandidater. På baggrund af bestyrelsen beslutninger i punkt 1, samt med inspiration i punkt 3. Vælger I de kandidater i helst vil arbejde videre med. 6-8 stykker. Google kandidaterne og ordene “ny administrator” eller “skift af administrator” “gammel administrator”, og se om der står noget grimt i generalforsamlingsreferater fra andre foreninger.

5. Indhent tilbud. Brug et tydeligt udbudsmateriale, tag beslutningerne fra Punkt 1. stil det ensartet op, og bed om et tilbud der matcher jeres krav. Bed om at få specificeret prisen for hovedydelserne. Det gør det enklere at spille administratorerne ud mod hinanden i de afsluttende forhandlinger.

6. Indhent ægte referencer. I modsætning til jeres nye administrators yndlingskunder, udvælger i et par stykker der i forvejen er kunder hos dem. I burde kunne finde inspiration fra indsamlingen fra punkt 3.

7. Afslut forhandlingerne, og vælg administrator. Gør brug af en garvet forhandler. Til den sidste del med at forhandle prisen på plads, er I godt tjent med at gøre brug af en der er dygtig indkøber. Hvis I sørger for at have alt materialet klar og briefe forhandleren godt, som ved alle forhandlinger, er I som bestyrelse nødt til at være klar til at rejse jer fra forhandlingsbordet. I skal ikke have besluttet jer før I har presset prisen i bund.

Fase 3 – Overgang og indkøring af daglig administrator

8. Vælg den rigtige daglige administrator. De største irritationspunkter ved en administrator, er når den daglige administration ikke virker. Derfor er det vigtigt at der er i jeres aftale indgår en aftale om at I vælger blandt 3 kandidater hvem I vil have til at administrere jeres forening. Administrationsselskaberne er ikke vant til at der bliver stillet den slags krav, men det giver jer et betydeligt bedre udgangspunkt.

9. Få oprettet foreningen ordentligt. Der sker alt for mange fejl, når foreninger skal flyttes til ny administrator. Der skal sættes tid af til implementering, både fra administrator, og fra bestyrelsen. De vigtigste punkter, er at sikre at de boligafgifter, lejeindtægter m.v. der var til stede før flytningen, også er der efter. Dernæst skal selve økonomistyringen på plads, og årsbudgettet skal ændres til det styringsbudget, I har brug for til at sikre at foreningen er kommet helt på plads. Det er surt at opdage fejl med 11 måneders forsinkelse.

10. Lær den nye administrator jeres måde at gøre tingene på. Det er nødvendigt at I kører den nye administrator ind. Sørg for at få filet knasterne af så hurtigt som muligt. Fortæl hvordan I vil have det, og vær klar til at lytte på gode råd. Det kan være der er en enklere måde, men lad være med at vente på at tingene bliver bedre.

Post a Reply

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *